四 山东农业大学学生社团联合会档案管理制度
 

为了加强对社团档案资料的管理，规范社团的建设，提高工作水平，根据档案管理实际情况，制定本制度。

第一条 社团联合会档案的管理工作由秘书处具体负责、专人管理，保证档案管理的科学性、合理性。各社团应根据本制度制订相应的档案管理条例。

第二条 档案的分类管理：对社团联合会所有资料包括各社团上交的资料，进行统一整理和分类，社团联合会自身的各种资料按类别、性质分档，各社团上交的资料按社团类别分档。

第三条 资料的存档：按资料的性质、类别存档、编号，统一入档，每周对新资料进行一些清点，由专人负责分类存档在年底统一上交校团委。

（1）每学期初各社团负责人存以下资料：社团注册表、社团成员登记表、社团负责人登记表、社团学期工作计划、社团会费收费情况及使用范围等。（合指导老师和挂靠单位意见）

（2）学期末存如下材料：社团工作总结、社团材料汇编、社团成员、个人小结、社团负责人总结及建议；社团活动申请登记表、社团的活动图片及社团其他主要成果、财务帐目报表等；

（3）以上材料应以打印稿留存，所有材料应客观、公正、真实。

第四条 档案的查阅

需要查阅相关资料的按以下要求进行：

（1）社团联合会所有成员都有权查看资料，秘书处成员工作需要时可自由查阅，其它成员需查阅的，经常务副秘书长或档案管理负责人的许可后方可查阅。

（2）各级社团成员，如需查阅相关资料的，应说明理由以书面形式报请社团联合会常务副秘书长批准后，方可查阅。

（3）任何查阅人员，必须首先登记，保证档案的完整性，查阅后要恢复原状，不得乱扔乱放，同时未经特别许可不得在其上涂改，或带出，或复印，或以其它非正当形式使用。若有任何失误，将按有关规定予以追究当事人责任。

第五条 档案的更新：

每学期期未对全部档案清点整理一次，根据实际情况或需要作以调查、更新，使之日趋合理化、科学化

第六条 学生社团联合会干部无论任职、撤职、自动辞职以及任职期间的各种表现，秘书处都记录在案作为考核依据，并及时反馈到各院团委。

附：本制度自公布之日起实行，解释权归学生社团联合会。
 

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