山东农业大学部（处）文件

山东农业大学

会计电算化档案管理办法（试行）

   农财字[2001]6号

第一条 为加强单位会计电算化档案管理，保证会计电算化档案的安全完整，根据财政部《会计电算化工作规范》和财政部、国家档案局《会计档案管理办法》的规定，制定本制度。

第二条 会计电算化档案，包括存储在计算机硬盘中的会计数据、以其他磁性介质或光盘存储的会计数据、计算机打印出来的会计数据及其他与会计电算化相关的资料；会计数据是指记帐凭证、会计帐簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。

第三条 设置会计电算化档案管理岗位，负责会计电算化档案管理。出纳员不得担任会计电算化档案的管理。

第四条 会计电算化档案要存放在专门的档案室，做好防磁、防火、防潮、防尘工作，保证会计电算化档案的安全完整。

第五条 存储会计资料的磁带、软盘或光盘等要进行编号登记，清楚地标注备份数据时的期间、备份日期、次数及备份人姓名等。

第六条 采用磁性介质保存的会计档案，要定期进行检查，定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。

第七条 记帐凭证、上机日志、会计帐簿（包括总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他帐簿）、财务报告（包括月度、季度、年度及不定期会计报表、附表）定期打印。其中，现金日记帐和银行存款日记帐必须每日打印。打印输出的各种会计资料必须按规定整理保存。

第八条 会计电算化档案与手工会计档案的保管期限一致。

第九条 会计电算化档案一般不得外借。因恢复历史数据借用时，要经过单位财务负责人批准，办理借阅手续，经手人必须签字记录，在恢复历史数据过程中，操作人员不得对会计电算化档案的内容进行非法删除和修改，归还时还应认真检查病毒，防止病毒感染。

第十条 因工作岗位调整而更换会计电算化档案管理员时，要办理移交手续，编制会计电算化档案移交清册，列明应当移交的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容。

移交会计电算化档案要由单位财务负责人监交，交接双方经办人和监交人要在移交清册上签字。

第十一条 保管期满的会计电算化档案，由档案保管人员向单位负责人提出销毁意见，编制会计电算化档案销毁清册，列明应当销毁的档案名称、编号、数量、起止年度、应保管期限、已保管期限等内容。单位负责人在会计电算化档案销毁清册上签署意见。

实施销毁时，应当由单位档案机构、会计机构和上级主管部门派员监销，并将实际销毁内容与销毁清册进行准确核对。销毁后，监销人员要在销毁清册上签字，并将监销情况报告单位负责人。