山东农业大学
　　　　关于申办国际学术会议的管理规定

 

　　由我校举办国际学术会议，有利于提高学校在国内外的学术地位和知名度，更好地扩大我校教师及学生与国际上知名学者的学术交流活动、促进国际科技合作，因此我校鼓励、支持具备条件的单位应积极发起、主办或承办国际学术会议。

1、国际学术会议指与会者来自三个以上（含三个）国家或地区，并有明确主题而举办的学术会议。会议主题要紧密结合学科发展、科研项目、实验室建设以及人才培养等。

2、国际合作与交流处是学校外事工作归口管理部门。国际学术会议主办或承办单位一般应在会期前三个月提出书面报告交国际处，详细说明会议主题、举办规模、与会人数、预期效果及日程安排，由国际处审核，并报主管校长批准后，以山东农业大学的名义行文报山东省人民政府外事办公室审批。如果会议是重大国际会议，会议主题涉及政治敏感问题或中外方参会代表中有重要政界人物，或是系列性的国际组织会议，国际影响大，除报山东省人民政府外，应同时报教育部审批。

3、国际学术会议的主办单位在收到会议批件或复印件后，应尽快组成学术委员会和组织委员会，认真实施计划。其成员应有学术地位和组织能力，能承担会议的学术活动及其它会务活动的具体工作。

4、举行国际学术会议所需要的住宿、用餐、会议用房、用车等事项，由会议主办或承办单位与有关单位协商解决。

5、有关会议材料的收集、整理、立卷、归档由会议主办或承办单位负责。举办国际学术会议的单位应将会议期间形成的文字材料、重要照片、讲话录音和录像等应归档的材料及时全部归档。

6、国际学术会议结束后，主办学院（所）应须在十五天内完成“举办国际会议总结报告”，报国际合作与交流处备案。

附：举办国际会议申报程序
举办国际会议申报程序

一、一般性学术会议，且不涉及政治敏感问题；

1、申请提交时间：主办或承办单位一般应在会期前三个月提出书面报告交国际合作与交流处；

2、会议审批：由国际处审阅并报主管校长批准后，以学校名义行文报省政府外事办审批；

3、会前提交资料：国际会议申请表（中文），会议日程，拟参会人员名单，会议经费预算表；

4、会后补交材料：实际参会人员名单，会议总结报告（中文）、会议文集以及会议期间形成的一些重要资料；

5、有关国际会议的重要资料，由会议主（承）办单位整理、立卷，并交学校档案室保存。

二、重大国际会议

（一）会议主题涉及政治敏感问题或中外方参会代表中有重要政界人物；

（二）系列性的国际组织会议且国际影响较大。

1、申请提交时间：主办或承办单位一般应在会期前半年提出书面报告交国际合作与交流处；

2、会议审批：由国际处报省政府并报教育部，由省政府外事办或教育部国际合作与交流司转呈国务院有关部门审批；

3、会前提交资料：国际会议申请表（中文），会议日程（中文），拟参会人员名单（中文），会议经费预算表；

4、会后补交材料：实际参会人员名单，会议总结报告（中文）、会议文集以及会议期间形成的一些重要资料等；

5、国际会议期间形成的重要资料，由会议主（承）办单位整理、立卷，并交学校档案室保存。

三、如会议主办单位直接向上级单位申报且上级单位同意受理，可按以下程序办理：

1、会议批准后，应向国际合作与交流处提交一套完整的会议材料，包括会议批件原件或复印件；

2、会议结束后，会议主办单位应向国际处提交会议日程，参会人员名单，会议总结报告（中文）、会议文集；

3、国际会议期间形成的重要资料，由会议主（承）办单位整理、立卷，并交学校档案室保存。

四、由学校协办的国际会议由协办单位将会议简介报国际合作与交流处备案。